כל עסק חייב להתנהל חוקית ופיננסית וגם לשמור על התנהלות מסודרת של הנהלת חשבונות, אחרת ילך לאיבוד בסבך הניירת והמספרים. המשרד שבו מנהלים את החשבונות יכול להיות גם אתר לחשבוניות ממוחשבות או משרד ממש בחברה שלכם ובלבד שיעשה את העבודה החשובה של מעקב אחר הוצאות והכנסות ורישום שלהן ודאגה לשאר הניירת שכל עסק מחויב בה.
מה עושים במשרד הנהלת חשבונות?
- הוצאת חשבוניות מס, קבלות והזמנות לספקים וללקוחות ולפי זה יודעים כמה כסף מופיע בתזרים המזומנים וכמה צריך להיות. הרישום המסודר והגשת החשבוניות לרואה החשבון על מנת להגיש דוחות תקופתי הם עיקר העבודה היומית, נוסף לשאר הפעולות שצריכים לעשות שם. האיסוף מתבצע פיזית על ידי קבלת החשבוניות והקבלות במייל או בדואר וסידורן בתיקיות ממוחשבות לכל לקוח או בתיקיות פיזיות במשרד.
- מעקב אחר נוכחות עובדים וחשיבות משכורות, תשלום לעובדים, הפקת תלושי שכר ותשלום לגופים שמקבלים את דמי הביטוח הלאומי ותשלומי קרנות הפנסיה ושאר ההטבות שיש לעובדים. מלבד חישוב שכר בזמן יש לדווח גם לרשויות המס על העובדים ועל השכר שלהם ולגבות מהם מס ולהעביר הפרשות לקרן הפנסיה ולקרנות השתלמות ועוד. כל עובד שיש לו שינויים שהוא חייב לדווח עליהם מדווח להנהלת החשבונות כדי שהרישום יתעדכן.
- מעקב אחר תשלומים של הבנקים ולגופים פיננסיים שונים שקשורים לניהול העסק עצמו ותשלום לספקים, כמו גם גביית חובות ותשלומים מלקוחות ומגופים שונים. במקרה כזה צריך גם לדאוג לגביית חובות של לקוחות וגופים אחרים כדי להבטיח את תזרים המזומנים. כאן מחויבים בהנהלת החשבונות לעדכן את מנהלי העסק ובעליו על כל חריגה או בעיה כדי שיוכלו לטפל בה כראוי ובזמן.
עבודה מסודרת ומאורגנת
החשיבות של הנהלת חשבונות היא בהיותה עבודה מאורגנת ומסודרת של מי שחייב להקפיד על כל רישום מדוקדק של כל שקל. זה חיוני לא רק כדי להבטיח לעסק שיהיה לו כסף אלא גם כדי לעמוד בדרישות החוק להגיש ניירת מסודרת של כל תנועות הכספים בעסק לרשויות המס. לתפקיד זה לוקחים בדרך כלל כל מי שיודע שהוא מסודר וקפדן ויודע לנהל את הניירת בצורה שתיתן תמונה שלמה ומלאה בכל רגע על מצבו הפיננסי של העסק. מי שהוא גדול מספיק כדי לקחת לכך משרד רואי חשבון והנהלת חשבונות חיצוני או שוכר מנהלי חשבונות לעבוד בחברה עצמה. מי שיכול לנהל את החשבונות בעצמו בגלל היותו עסק קטן משתמש בדרך כלל בתוכנת הנהלת חשבונות לצורך כך.
